1. Pedoman Kerja
Pedoman kerja adalah suatu
standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan
suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan
tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Pedoman kerja bertujuan antara lain
sebagai berikut:
a.
Memperjelas peran dan fungsi
tiap-tiap posisi dalam organisasi.
b.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
c.
Melindungi organisasi/unit kerja dan
petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.
d.
Untuk menghindari
kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
e.
Memperlancar tugas petugas/pegawai
atau tim/unit kerja.
f.
Sebagai dasar hukum bila terjadi
penyimpangan.
g.
Mengarahkan petugas atau pegawai
untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
h.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan
pekerjaan rutin.
Pedoman kerja dibutuhkan pada
kondisi-kondisi berikut ini.
a.
Sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
b.
Ketika mengadakan penilaian apakah
pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.
c.
Ketika terjadi revisi, jika ada
perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.
Dengan adanya pedoman kerja terdapat
beberapa keuntungan yang diperoleh, yaitu antara lain:
a.
Alat pendidikan, terutama bagi
pegawai baru.
b.
Alat untuk menyelesaikan perselisihan
dalam hubungan kerja.
c.
Alat untuk mengadakan pembagian
kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
d.
Alat untuk mengetur tata ruang
kantor.
e.
Alat untuk menghindarkan adanya
pekerjaan yang bertumpuk.
f.
Alat perencanaan kerja dan
pengembangnya di kemudian hari.
g.
Alat untuk mengadakan klasifikasi,
uraian, dan analisis jabatan.
h.
Alat untuk menghemat waktu bagi
pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.
i.
Alat untuk mempersiapkan mekanisme
prosedur.
2.Prosedur kerja, Tata Kerja dan Sistem Kerja
Dalam menjalankan operasional
perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan.
Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal dengan Standar Operating Procedure (SOP)
sebagai pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan
operasional perusahaan.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata
kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan
tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian
suatu bidang tugas. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang
seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan,
peralatan, fasilitas, tenaga kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk
suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan suatu bidang pekerjaan.
Suatu pola dalam melaksanakan pekerjaan itulah yang dinamakan dengan sistem
kerja.
Berdasarkan pengertian yang ada maka
manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya prosedur kerja, tata kerja, dan
sistem kerja, antara lain adalah sebagai berikut:
a.
Tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerja penting artinya karena merupakan penjabaran tujuan, sasaran,
program kerja, fungsi-fungsi dan kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan
pelaksanan operasinal perusahaan sehari-hari.
b.
Melalui tenaga kerja, prosedur kerja
dan sistem kerja yang dibuat dengan cepat, dapat dilakukan standarisasi dan
pengendalian kerja dengan secepat-cepatnya.
c.
Tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerja bermanfaat, baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang
berkepentingan, untuk dijadikan sebagai panduan dalam bekerja.
Dalam
penyusunan prosedur kerja tata kerja, dan sistem kerja perlu memperhatikan
beberapa asas sebagai berikut.
a.
Harus dinyatakan secara tertulis dan
disusun secara sistematis serta dituangkan dalam bentuk manual (dicetak).
b.
Harus dikomunikasikan atau
diinformasikan kepada semua petugas atau pihak yang berkepentingan.
c.
Harus sesuai dengan kebijakan
pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d.
Harus dapat mendorong pelaksanaan
kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya
sumber-sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi.
e.
Secara periodik harus ditinjau dan
dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dn disesuaikan dengan kondisi
terkini.
Secara umum pengaturan kebijakan
prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:
a.
Setiap pimpinan wajib menerapkan
prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan instansi
atau kantor lain.
b.
Setiap pimpinan satuan
organisasi bertanggungjawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan
petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
c.
Setiap pimpinan satuan organisasi
wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing
dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
d.
Setiap pimpinan organisasi wajib
mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan
laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
e.
Dalam menyampaikan suatu laporan,
setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi
lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
3. Prinsip-prinsip
Penyusunan Prosedur kerja
Mengingat pentingnya prosedur kerja,
tata kerja, dan sistem kerja maka perlu diketahui prinsip-prinsip dalam
menyusun prosedur kerja, yaitu sebagai berikut:
a.
Prosedur kerja, tata kerja, dan
sistem kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan,
material, biaya, dan waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat tugas
atau pekerjaan.
b.
Untuk mempersiapkan segala
sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi,
skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, serta
unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi lainnya.
c.
Hendaknya ditentukan satu pokok
bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
d.
Perlu didaftar secara rinci tentang
pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut.
e.
Dalam penetapan urutan tahap demi
tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap
berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju
ke satu tujuan.
f.
Setiap tahap harus merupakan suatu
kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau
pekerjaan yang dimaksudkan.
g.
Perlu ditetapkan tentang kecakapan
dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
h.
Prosedur kerja, tata kerja, dan
sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan
fleksibelitas.
i.
Penyusunan prosedur kerja, tata
kerja, dan sistem kerja harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
j.
Untuk penggambaran tentang penerapan
suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan
prosedur dengan jelas dan tepat. Bagan semacam ini sering disebut skema arus
kerja.
k.
Untuk menjamin penerapan prosedur
kerja, tata kerja dan sistem kerja dengan jelas dan tepat maka perlu dipakai
buku pedoman.
4. Simbol-simbol
dalam prosedur kerja
a. Jenis-jenis Simbol
Simbol-simbol dipergunakan untuk
menggambarkan suatu prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut, antara lain
adalah sebagai berikut.
1)
Lingkaran Besar
Lingkaran
besar menunjukkan operasi (operation) atau
sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di tengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus
dikerjakan oleh juru tulis (clerk). Bila
dibubuhi dengan huruf M berarti
harus dikerjakan dengan mesin, dan apabila dibubuhi dengan huruf T artinya dikerjakan dengan mesik ketik
(typewriter).
2)
Belah Ketupat
Belah
ketupat atau segi empat berbentuk berlian (diamond)
adalah simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control atau check)
mengenai mutu atau kualitas (quality).
3)
Segi Empat Bujur Sangkar
Segi empat
bujur sangkar atau menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas (quantity). Apabila dibubuh dengn huruf D berarti ada penahanan atau penundaan
suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.
4)
Segi Tiga Terbalik
Segi tiga
tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan (storage)
secara tetap (permanent).
5)
Segi Tiga Ganda Terbalik
Simbol ini
menunjukkan penyimpanan untuk sementara (temporary).
6)
\Lingkaran Kecil
Lingkaran
kecil berarti pemindahan (transfer) atau
pengangkutan (transport).
7)
Anak Panah
Anak panah
untuk menunjukkan arah jalannya atau arus (flow)
sesuatu dokumen melalui sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan.
b. Kegunaan Simbol-simbol dalam
Prosedur
Simbol-simbol
yang digunakan dalam prosedur kerja bermanfaat untuk mengetahui:
1)
Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap,
gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu bidang tugas.
2)
Waktu rata-rata yang diperlukan baik
untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang
diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
3)
Persyaratan kecakapan dan
keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan
sebaik-baiknya.
4)
Peralatan dan fasilitas kerja yang
diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.
5)
Jumlah tenaga kerja yang diperlukan
untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat
evaluasi kerja pegawai.
6)
Apakah peralatan, fasilitas, dan
tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
7)
Kemacetan-kemacetan yang paling banyak
terjadi.
5. Aturan
Kerja
Manajemen perusahaan memiliki hak untuk berharap agar
karyawannya mematuhi standar kode etik yang sewajarnya. Karyawan yang bertindak
tidak sesuai atau di luar kewajaran dapat merusak bisnis. Sangat berisiko
apabila manajemen beranggapan bahwa setiap karyawan sudah memiliki pandangan
yang sama dengannya. Untuk itu, salah satu cara yang terbaik untuk memperjelas
tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap karyawan-karyawannya adalah
dengan membut aturan kerja yang umum.
Aturan
kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat
hal-hal umum mengenai perilaku didalam bekerja. Aturan kerja berlaku bagi semua
pegawai dan seluruh unsur yang terlibat dalam perusahaan, pimpinan perusahaan,
atasan langsung dari pegawai dan pegawai atau staf secara keseluruhan. Berikut
ini adalah contoh aturan kerja dalam perusahaan dan disesuaikan dengan
peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi.
1) Waktu dan Kehadiran Kerja
a.
Penetapan waktu kerja didasarkan
kepaada kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang
berlaku.
b.
Waktu kerja di perusahaan adalah 6
(enam) hari dalam satu minggu.
c.
Jam kerja di perusahaan adalah 7 (tujuh)
jm sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu.
d.
Waktu dan jam kerja diperusahaan
diatur sebagai berikut:
1)
Nonoperasional
Hari Senin
s/d Jumat: jam 08.00 – 12.00
12.00
– 13.00 istirahat
Hari Sabtu jam 08.00 – 13.00
2)
Operasional
Hari dan
jam kerja pegawai operasional diatur sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan
dengan bekerja dalam shift (pagi,
siang, malam) berdasarkan jadwal kerja yang telah ditetapkan atasannya.
e.
Jam istirahat tidak diperhitungkan
sebagai jam kerja.
f.
Pekerjaan yang dilakukan lebih dari
7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai kerja
lembur.
g.
Setiap perubahan jam kerja oleh
perusahaan diberitahukan sebelumnya kepada pegawai dengan tenggang waktu yang
layak.
h.
Bagi pegawai yang melakukan tugas
tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai
dengan sifat pekerjaan.
i.
Setiap pegawai wajib hadir dan mulai
bekerja pada waktu hadir yang ditetapkan oleh perusahaan.
j.
Pegawai mencatatkan sendiri
kehadirannya pada waktu hadir yang disediakan perusahaan setiap masuk ke
danpulang daari tempat kerja. Pegawai yang menyuruh orang lain mencatatkan
waktu hadirnya dianggap melakukan pelanggaran tata tertib.
k.
Keterlambatan masuk kerja atau
meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir dan ketidakhadiran sehari
penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib kecuali dengan ijin tertulis
atasan langsung dengan alasan-alasan yang dapat diterima.
l.
Pegawai yang tidak masuk kerja
karena sakit atau karena alasan lain yang dapat diterima perusahaan, wajib
memberitahukan kepada atasannya selambat-lambatnya pada saat yang masuk kerja.
Apabila ketidakhadiran karena:
1)
Sakit lebih dari 2 (dua) hari
diwajibkan memberikan surat keterangan dokter sesegera mungkin atau setelah
masuk kerja kembali.
2)
Hal-hal lainnya, pegawai diwajibkan
membuat pemberitahuan tertulis.
m.
Pada waktu kerja pegawai diwajibkan
memakai Kartu Tanda Pengenal Pegawai (ID Card) selama dalam lingkungan
Perusahaan atau Papan Nama (Name Tag) yang ditempatkan sebelah kiri atas dari
kemeja atau blouse untuk wanita. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor
atau tempat kerja atau tidak masuk kerja harus memperoleh izin dari bagian personalia
sert mengisi formulir izin.
2) Pakaian Seragam
a.
Pegawai tertentu yang tugasnya demi
keseragaman diharuskan memakai pakaian kerja.
b.
Pakaian kerja disediakan Perusahaan
untuk periode kerja tertentu sesuai dengan standar kualitas perlengkapan kerja
yang berlaku, dan diatur dalam peraturan tersendiri.
c.
Setiap pegawai yang mendapatkan
pakaian kerja/seragam diwajibkan mengenakannya selama waktu kerja.
d.
Pada waktu kerja pegawai diwajibkan
mengenakan pakaian kerja yang rapi dan sopan.
3) Keselamatan dan Kesehatan Kerja
a.
Setiap pegawai diwajibkan ikut
menjaga ketertiban, keamanan, kebersihan, dan keselamatan kerja maupun
dilingkungan kerjanya.
b.
Apabila pegawai menemui hal-hal yang
dapat membahayakan terhadap keselamatan pegawai dan perusahaan agar segera
melaporkan kepada pimpina atau atasan.
c.
Setiap pegawai wajib mempergunakan
alat-alat keselamatan kerja dan juga mematuhi ketentuan-ketentuan mengenai
keselamatan dan perlindungan kerja yang berlaku.
d.
Setiap pegawai dilarang membawa,
memindahkan dan meminjam kan alat/perlengkapan milik perusahaan tanpa izin yang
berwenang.
4) Kewajiban Pokok Pegawai
a.
Setiap pegawai wajib melaksanakan
peritah/petunjuk dari atsan dengan penuh tanggung jawab.
b.
Menaati tata tertib/peraturan
perusahaan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c.
Memberikan keterangan/laporan yang
sebenarnya mengenai pekerjaan kepada Perusahaan dalam hubungan dengan tugasnya.
d.
Menyimpan dan menjaga kerahasiaan
semua keterangan yang didapat dalam pelaksanaan pekerjaanya.
e.
Memelihara dan menjaga barang-barang
milik perusahaan yang digunakan atau dipercayakan kepadanya.
f.
Mengemukakan saran-saran yang
bermanfaat bagi perusahaan kepada atasannya ataupun melalui saluran yang
ditetapkan untuk itu.